Optimizacija – mada ar būtinoji sąlyga

Šis žodis Lietuvoje šiandien ne tik žinomas, bet ir greitai gali būti nuvalkiotas. Dažnai vartojamas nesusimąstant apie jo esmę ir reikšmę. Šiandien jis daugiau atspindi verslo visuomenės psichologinę būseną nei savo tikrąją prasmę. Tenka aptikti net įvairių lektorių vedamus seminarus, kur naudojamas toks išsireiškimas, kaip „<...> žmonių santykių optimizavimas“.
Kalbamės su konsultacinės įmonės  „Imperatum“, dirbančios verslo bei technologinių procesų analizės ir optimizavimo srityje, vadovu, Mindaugu Steponavičiumi, apie optimizacijos esmę, jos teisingą supratimą bei tikslingą panaudojimą valdant techninius ar gamybinius procesus įmonėse.

Tad, kas tai yra optimizacija?
Pirmiausia, išsiaiškinkime ką reiškia žodis optimalus (arba optimumas) – tai taškas, kuriame gaunamas maksimumas prie mažiausių reikšmių. Verslo kalba tariant, gaunama didžiausia išeiga (našumas, pelningumas ir pan.) su mažiausiais kaštais. Taigi, pirmoji sąlyga norint optimizuoti procesą, būtina žinoti šį tašką, o visa veikla, nukreipia jam pasiekti, ir bus optimizacija. Deja, šis terminas dažnai netinkamai vartojamas, todėl dalis žmonių klaidingai supranta optimizaciją kaip reiškinį.
Ar galėtumėt pateikti konkrečių neteisingo optimizacijos termino pavyzdžių?
Kaštų optimizavimas – dažniausiai po juo slepiasi tik išlaidų mažinimas;
•    Verslo optimizavimas – dažnai po juo slepiasi etatų mažinimas arba atsisakymas tam tikrų padalinių;
•    Sąnaudų optimizavimas – neretai tai būna atsisakymas tam tikrų paslaugų arba kontraktų peržiūrėjimas.
Visi šie keliai geri ir, galbūt, teisingi, bet būtų šaunu, jei vadintume reiškinius savais žodžiais.
Kaip tuomet suprasti sąvoką optimizacinės sistemos? Ar esama „geriausių“, labiausiai pasiteisinusių optimizacinių sistemų?
Optimizacinės sistemos ar metodikos turi vieną skiriamąjį bruožą – aiškiais parametrais ir skaičiais išreikštą pasiektą efektyvumą. Tai gali būti išaugęs našumas konkrečiame proceso etape, padidėjusi išeiga, mažesnės resursų ar žaliavų sąnaudos, išlaikant tą patį proceso lygį, sutrumpėjęs proceso ciklas ir pan.
Pažymėtina, kad nėra tik vienos „teisingos“ optimizacinės sistemos, jų tikrai yra ne viena ir visos jos, teisingai ir vietoj taikomos, sėkmingai sprendžia konkrečius uždavinius. Optimizacinės sistemos apima aibę optimizacinių metodikų ir įrankių, kurie kartais gali būti taikomi savarankiškai, pavyzdžiui statistinis procesų monitoringas. Jei pažvelgtume į optimizaciją iš mokslinės pusės, pasaulyje tai yra ištisa mokslo kryptis, pradedant paprastais linijinių matematinių optimizacinių modelių sudarymu iki neuroninių tinklų ar „juodosios dėžės“ matematinių modelių sudarymo. Tačiau tai nėra statinis procesas, kiekvienais metais yra tobulinamos esamos sistemos bei atsiranda naujos metodikos arba senų uždavinių nauji sprendimai.
Ar pritartumėt, kad lean labiausiai žinoma optimizacinė sistema verslo pasaulyje? Kodėl ji yra taip plačiai naudojama, nors esama ir kitų optimizacinių sistemų?
Pritariu, kad praktikoje plačiausią pritaikomumą įgavo Lean ir, taip pat papildysiu, 6 sigmų sistema, kurios vis dažniau taikomos kartu kaip viena Lean 6 sigma sistema. Apie jų naudą ir populiarumą šneka faktas, jog, pavyzdžiui, Amerikos 500 sėkmingiausių kompanijų (Fortune 500) 90-yje to sąrašo įmonių  jos egzistuoja kaip savaime suprantamas dalykas ir būtina sąlyga.
Iš kitų sistemų lean 6 sigma, dėl ko jas ir pamėgo pasaulio įmonių vadovai, išskiria aiškiu ekonominės naudos ir efekto pateikimu, t.y. analizuojama situacija, pagal aiškiai apibrėžtus parametrus, kokį mes pasiekėme efektyvumą, kaip tai galiausiai įtakojo finansinius rodiklius.

Jų populiarumą ir naudos logiką galime suprasti ir iš tikslų, kuriems spręsti egzistuoja šios sistemos:
Lean (iš angl. kūdas, liesas) – remiasi principu, kad bet kuriame darbe yra padaroma vertės nekuriančių žingsnių. Paprastai tariant, visi darbai, procesų etapai, kurie nekuria klientui tiesioginės pridėtinės vertės yra „įmonės lašiniai“. Be to, kiekviename proceso etape atsiranda vadinamos šiukšlės (angl. k. - waste, jap. k. - muda). Tikslas labai paprastas – pašalinti šiukšles ir sutvarkyti procesą.
6 sigma (sigma – graikiška raidė matematikoje, reiškianti standartinį nuokrypį) tikslas – sumažinti proceso parametrų, susijusių su pelnu, nepageidautinus svyravimus. Pažymėtina, kad 6 sigmos jau liečia pačius įmonės procesus, jų veikimą, o sigma reitingas pažymi arba parodo kaip gerai veikia jūsų procesas. Motorolla kompanija, šios sistemos pradininkė ir vystytoja, buvo nusibrėžusi sau tikslą, kurį beje pasiekė, dirbti šešių sigmų lygyje. Taip gimė šios sistemos pavadinimas.

Šiandieniniame pasaulyje 6 sigmų terminologija yra tapusi bendrine kalba tarp inžinierių, technologų bei įmonių vadovų. Įvairiose pasaulio konferencijose, seminaruose, skirtuose optimizacinių sistemų pristatymui  tenka išgirsti kaip įmonės vadovai konsultuojasi dėl procesų optimizavimo su patyrusiais optimizacinių procesų specialistais. Vienas iš esminių klausimų, užduodamų įmonių vadovams, kelių sigmų lygyje dirba jų procesai.
Kad būtų galima atsakyti šį klausimą, įmonių vadovai turi žinoti, kad šiuo metu nusistovėjo tam tikra klasifikacija pagal sigmų lygius:
1 sigma – nekonkurencingas lygis;
2 sigmos – žemiau vidutinio;
3 sigmos – vidutinis;
4 sigmos – aukščiau vidutinio;
5 sigmos – žymiai aukščiau vidutinio;
6 sigmos – pasaulinės klasės.
Tačiau, vertinant procesus įmonėje reiktų atsižvelgti ir į įmonės šaką bei specifiką. Pavyzdžiui, gelžbetonio gamyklai pilnai užtektų ir 3 sigmų lygio, o farmacijos įmonei kartais gali būti per mažai ir 6 sigmų, pavyzdžiui,Rolls Royce bendrovė lėktuvų turbinas gamina 9 sigmų lygyje.
Kaip Jūs vertinate Lietuvos įmonių procesus 6 stigmų aspektu? Gal Lietuvoje iš viso įmonės nesinaudoja šia optimizacine sistema ir prioritetą teikia lean sistemai?
Kiek mums teko analizuoti įmonių procesus Lietuvoje, tai nei vienas procesas nebuvo pasiekęs 2 sigmų lygio. Vadinasi, Lietuvos įmonės tikrai dar turi nemažai nepanaudoto vidinio potencialo. Kita vertus, įmonėms reiktų atidžiau peržiūrėti savo technologinius procesus tam, kad žinotų, kurioje gamybos vietoje slypi problema.
Kiek mums žinoma, Lietuvoje nėra įgyvendinto nei vieno 6 sigma projekto, tad mūsų vykdomas projektas vienoje popieriaus pramonės įmonėje turėtų tapti pirmuoju precedentu.
O apie lean sistemą, gal net daugiau apie Toyotos metodą, Lietuvos įmonės jau yra girdėjusios. Beje, šias lean ir Toyota sistemas Lietuvoje daug kas painioja ir deda lygybės ženklą tarp jų, tačiau taip nėra. Toyota kaip sistema susiformavo 1940-50 metais, o lean pradėta vystyti 1990 metais apibendrinus JAV, Vokietijos ir Japonijos sėkmingos gamybos praktikas. Tad, aptikus Toyotos metodikų lean sistemoje, gali pasirodyti, kad tai yra tas pats.
Tenka girdėti, kad garsios Lietuvos įmonės jas taiko, tačiau neteko girdėti apie jų taikymo pasiektų finansinių rodiklių ar kitų efektyvumo parametrų, nors būtent tai pasaulyje šioms sistemoms atvėrė populiarumo duris.
Mūsų kasdieniame darbe įmonių finansiniai rodikliai  yra atraminė ašis. Priešingu atveju, lean 6 sigma taptų tik vadybos mados dalimi.
Ar galite pateikti keletą sėkmingai įgyvendintų projektų?
Štai, pavyzdžiui, danų įmonėje UAB „LTP texdan“ pasiekėme rezultatų, kuriais jau galime pasidžiaugti:
•    Įgyvendinome gamybos planavimo matematinį modelį. Vien tik dėl to, kad modelis randa optimaliausią užsakymų vykdymo seką, našumas įmonėje išaugo 20%. Tuo tarpu, gamybos planavimui skiriama tik 10% ankstesnio laiko. Reikalingo gamybai inventoriaus poreikis sumažėjo 15%.
•    Įgyvendinant lean projektą, gamybos ciklo laikas sutrumpėjo pusiau.
•    Gamybos ruošinių tarp procesų etapų sumažėjo nuo 1800 iki 200.
•    Gamybos stojimai dėl žaliavų ar priedų trūkumo visiškai eliminuoti.
•    Našumas svarbiausioje gamybos grandyje išaugo 40%.
•    Problemos dėl gamybinių nukrypimų pastebimos prieš 4 dienas lyginant su prieš tai buvusiu fiksavimu.
Dar vienas sėkmingas mūsų darbo pavyzdys-  BĮ UAB „Panoden“, įgyvendintas gamybos planavimo matematinis modelis taupys virš 200 valandų arba 25 darbo dienas skiriamas šiam darbui, bei visuomet be klaidų ras optimaliausią užsakymų vykdymo seką, o tai didins jų našumą.
Kiti projektai šiuo metu vykdomi, bet malonu stebėti, jog keičiasi darbuotojų mąstymas ir formuojasi kitokios, tradicijos, pavyzdžiui:
UAB „Geralda“ vykdomas 5S projektas (5S – darbo aplinkos optimizavimo sistema) keičia įmonę vizualiai. Šaunu matyti, kad darbuotojai nebelaiko tai vadovų “užgaida“ ar pasitvarkymu prieš svečių atvykimą; formuojasi supratimas, kad šie pokyčiai įmonėje iš tikrųjų palengvins, pagreitins bei padarys saugesniu jų pačių darbą.
Kad Lietuvoje sėkmingai įgyvendinti projektai įtakoja kitų įmonių apsisprendimą imtis procesų optimizavimo, liudija ir mūsų patirtis: UAB „Panoden“ po gamybos planavimo modelio pradedamas lean projektas, UAB „LTP“ pradėtas lean projektas, kurį vykdyti paskatino UAB „LTP texdan“ projekto sėkmė. Be to, pačioje UAB „LTP texdan“ vykdomas sekantis projektas. Tokiu būdu plečiasi lean taikymas kituose įmonės padaliniuose.

Pabaigai

Sutapimas kriziniu laikotarpiu ar ne, bet džiugu, kad Lietuvos įmonės atranda tokias fundamentalias optimizacijos sistemas, kurių taikymas padeda lengviau reaguoti į rinkos susitraukimą, bei pakelia jas į naują verslo valdymo lygį. Pažymėtina, kad optimizacija žengia koja kojon su inovacijomis.Optimizavus procesus ir siekiant žengti sekantį žingsnį efektyvumo link, būtina diegti inovacijas.


Kristina Eidukevičienė, www.inovacijos.lt